Jak využít asistentku pro zlepšení work life balance?

Autor: Věra Böhmová

Potřebujete, aby měl den více hodin?
Spousta práce, kampaně, prodeje, do toho vám doma skáčou děti, žena je podrážděná, protože zase nemáte čas?
Udržet svůj život v rovnováze nemusí být jen nedosažitelný sen.
Ať už podnikáte, jste manažer nebo vedoucí pracovník, tak se potýkáte se spoustou úkolů.
Valí se ze všech stran a nemají konec.
Proto je již standardem, najmout si asistentku.
Ať už do kanceláře na full time nebo virtuální (rozdíly si povíme v dalším článku).
Asistentka může pomoct ušetřit spoustu času.
Znáte to?
„Však to zabere „jen“ 15 minut. No a tohle „jen“ 30 minut. To zvládnu sám.“
Ale všechny tyto „jen“ ve výsledku udělají slušný balík času, který můžete věnovat svému businessu, rodině a sobě.
S čím můžeme jako asistentky pomoct?
Těch činností je spousta, záleží, co aktuálně potřebujete.
Zákaznická péče a zpracování mailů? Zorganizovat schůzky nebo naplánovat pracovní cestu?
Pomoc s fakturací, sociální sítě, na to vše si můžete někoho najmout.
Setkávám se s tím, že se někomu nechce platit za věci, které zvládne sám.
Ano, zvládne, ale klíčové je to, že nemusí.
Že ten čas může zužitkovat jinak a ve výsledku více vydělat.
Já osobně se velice soustředím i na osobní asistenci, protože i ta může velmi výrazně ušetřit čas.
Proto k administrativním činnostem nabízím možnost vyřízení různých osobních záležitostí, jako jsou třeba nákupy (aktuálně to jsou žádosti o pomoc s nákupy vánočních dárků).
Protože už jenom takové nákupy dárků jsou pro někoho velký stres.
Přitom si stačí říct nějaký mustr, dát si budget a poté odsouhlasit výběr.
Řekneme si, kam poslat, aby to bylo překvapení, v dnešní době už spousta e-shopů nabízí a profi zabalení dárků. To je přeci super.
Potřebujete koupit nové pneu, ale chcete udělat rešerše? Není problém.
Potřebujete zajistit opravu v bytě, ať už se jedná o zedníky nebo rozbitou sušičku?
Všechny tyto činnosti jsou časově náročné.
Jako virtuální asistentka nabízím i možnost přepojení telefonu v době dovolené, abyste nebyli ničím rušeni.
 
Pokud se potýkáte s tím, jak efektivně využívat svůj čas a zároveň udržovat rovnováhu mezi pracovním a osobním životem, asistentka může být skvělým řešením.
 
1.       Delegujte rutinní úkoly – identifikujte úkoly, které vám zabírají hodně času a nevyžadují vaši osobní pozornost, odbornost nebo zásah.
Tyto úkoly můžete předat asistentce, která se o ně s radostí postará a vy získáváte čas navíc.
2.       Plánování a organizace – asistentka vám zorganizuje kalendář, naplánuje schůzky, vytřídí e-mail, tak, že se v něm vyznáte.
Zkoordinuje pracovní i osobní události tak, že už na nic nezapomenete.
3.       Úkoly a priority – s asistentkou si vytvoříte systém, podle kterého ví, co je priorita a zajistí, že se nejdříve zabýváte tím, co nejvíce potřebuje vaši pozornost
4.       Připomínky, upozornění – Rodičovská schůzka? Fotbalový trénink? Výročí? Nic vám už neunikne a budete za krále svého času.
Žena to jistě ocení.
5.       Komunikace – asistentka vyřídí e-maily a filtruje tak, aby vám předala pouze ty, které vyžadují vaši pozornost a chrání vás, před zbytečným vyrušováním.
Na rutinní dotazy může odpovídat i ona.
6.       Osobní úkoly – předejte zařizování na asistentu. Nakoupí potřebné zboží a dárky, zařídí servis, udělá rešerše na cokoliv, zařídí opravu v době, pomůže zadat inzerci aj.
 
Pravidelně hodnoťte spolupráci se svojí asistentkou, komunikujte své potřeby, cíle a očekávání, protože jen tak spolu dosáhnete nejlepších výsledků.
 
Bojíte se delegování nebo už máte svoji virtuální asistentku?
Svoje postřehy mi můžete napsat do zpráv nebo mě sledujte na sítích.